Terceirização de T.I: como escolher a empresa ideal?
Entendemos que nos dias atuais as empresas enfrentam grandes dificuldades em manter recursos humanos e financeiros próprios para um atendimento profissional adequado interno em seus negócios.
Percebe-se que a evolução tecnológica vem atingindo uma velocidade de mudanças tão grande, que não permitem muitas vezes que os profissionais internos acompanhem sem o apoio de uma consultoria técnica especializada.
Assim, um caminho considerado ideal quem os empresários vêm buscando para driblar este problema é a terceirização deste setor.
A seguir veja 7 pontos importantes a serem considerados para a contratação de um parceiro que tome conta do ambiente de TI de sua empresa.
1) Alinhamento inicial
É de extrema importância que antes da contratação de qualquer prestador de serviço de TI, se realize o agendamento de uma reunião com o terceiro que irá lhe atender, a fim de um alinhamento e apontamento das reais necessidades do seu negócio.
Conhecer as tecnologias empregadas no dia-a-dia, metodologias de trabalho, demais empresas do mesmo segmento que são atendidas pela terceirizada também evitam diversas surpresas futuras. Com isso pode-se avaliar se os processos de trabalho serão de fato atendidos da forma esperada.
2) Levantamento técnico
Solicitar a empresa que se pretende contratar uma análise completa da rede a fim de avaliar todo o parque de hardwares e softwares.
Com isso é possível identificar equipamentos que precisarão de manutenção ou substituição e seus prazos, além da identificação de todo o licenciamento necessários para a operação do negócio de uma forma legal.
3) Documentação
No início dos trabalhos a empresa de T.I deve partir do seguinte ponto; criação de uma documentação completa do cliente. Este trabalho consiste em mapear toda a rede destacando: links de internet ativos, filtros de internet, servidores da rede, switchs, roteadores, estações de trabalho e equipamentos diversos que fazem parte dessa rede, a fim de propiciar a qualquer profissional técnico que tenha acesso a esse material entender e dar o suporte necessário em qualquer momento.
4) Cronogramas
Um ponto muito importante é projetar junto ao parceiro um cronograma muito bem definido para que sejam feitas as aquisições de novos equipamentos a fim de renovar o ambiente mantendo a produtividade da equipe. Também como já identificado em passos anteriores, programar os custos para aquisição das possíveis licenças de softwares necessárias para a operação.
Neste momento é possível em um trabalho conjunto adequar as demandas de melhorias e projetos para todos os departamentos, sendo possível assim realizá-los gradativamente atendendo as necessidades operacionais, financeiras além dos prazos estipulados.
5) Suporte
Manter um relacionamento próximo ao terceiro é uma dica de ouro. Recomenda-se eleger um colaborador interno da empresa para que seja o canal principal de intermediação junto a contratada, com isso pode-se entender os procedimentos realizados, tempo gasto para cada atendimento e projetar de uma forma mais próxima às mudanças necessárias sem que impactem diretamente na rotina da equipe.
Outra consideração importante é manter através da ferramenta disponibilizada pela contratada o registro de todos os atendimentos/chamados, com isso é possível identificar solicitações que se repetem a cada mês, assim buscar a troca de um determinado equipamento (por exemplo), eliminando o problema de imediato e evitando despesas continuas com atendimentos recorrentes.
6) Gestão
Através de um suporte terceirizado pode-se solicitar relatórios gerenciais sobre a performance de sua rede e de seus serviços ativos, além de obter via monitoramento um suporte pró-ativo de seus servidores.
Também é possível mensurar quais são os departamentos de sua empresa que mais demandam da equipe de suporte técnico e com isso promover treinamentos internos do uso das ferramentas e soluções a fim da especialização e do aumento da produtividade da equipe.
A administração da rede por equipes terceirizadas é de fato uma grande vantagem competitiva para empresas que a possuem, pois permitem receber informações de inovações e bases de conhecimentos que estão aparecendo no mercado, implanta-las em seu negócio e permitir que seus gestores deem a devida atenção ao seu ‘core business’ evitando desprender energia com atividades paralelas.
7) Segurança da informação
Por último destacamos a questão da segurança da informação. Hoje, com o crescente número de ameaças e softwares maliciosos, é inevitável que em determinado momento suas máquinas sejam alvo de um “cyber ataque’ ou que seu servidor seja invadido e ocorra um sequestro de dados (os dados são copiados e criptografados, impedindo o acesso, e possivelmente disponibilizados novamente mediante a pagamento realizado ao criminoso).
É altamente recomendado que se atente a filtros de segurança das informações trafegadas na rede, instalação de um bom antivírus pago, serviço de ‘AntiSpam’, uma ferramenta especialista de backup que realize a cópia dos dados e garanta a integridade e disponibilidade dos mesmos a qualquer momento, além é claro da conscientização do time interno sobre o uso das informações e cuidados necessários com os acessos diários.
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